メール編A

メールにはサブジェクト(題名)がありますが、受け取った側は
最初に目にすることになりますので、一目見て大まかにでも
内容が把握できるように、趣旨を簡潔にまとめた分かりやすい文
を記入しましょう。

本文は、電話や文書と同じく、挨拶文や伝えたい内容を簡潔に記載
して、冗長にならないようにまとめます。文末には、誰から送られ
たものかを明確にするためにも、社名・部署名・連絡先と名前など
の署名をつけることを忘れずに。

なお、メール特有の機能として、TOやCC、BCCなどの宛先の区分が
ありますが、それぞれの特徴を正しく把握して使い分けることが重要
です。宛先が一か所であれば、TOにアドレスを記載すれば問題ありま
せんが、複数の宛先に送信する時は、その性質によって考える必要が
あります。TOは主の宛先ですが、CCはカーボンコピーの意味で、
「一応目を通しておいて欲しい程度」という位置付けになります。
届く文面はまったく同じものですが、これを踏まえて使用すれば、
受け取る側も「これは自分が主担当ではなく、回覧的な意味でCCされて
いるんだ」という解釈が可能です。

一方BCCですが、この欄に記載されたアドレスは、メールを受け取った
全ての受信者に表示されません。使用例で言うと、“自分と面識のある
A氏、B氏、C氏にメールを同時送信したいが、3人はお互いに面識はなく、
TOやCCに各人のアドレスを記載すると、受信時に他氏のアドレスが表示
されてしまう、それでは個人情報の取り扱いとして望ましくない”
というような使い方をする機能です。その際は、TOには自分のアドレスを、
BCCに表示させたくないアドレスを記入するのがスマートなやり方です。


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