メール編@

この15〜20年ほどで、Eメールはビジネス社会にもすっかり普及し、
便利な通信手段として今では欠かせない役割を持つようになりま
した。メールのマナーも、基本的に社外文書に準じるものとして
解釈すればよいのですが、細かい点でやはり独自の気配りが必要
かもしれません。

まず基本のマナーとして、日本におけるEメールの規約では、漢字
コードにはJIS (ISO-2022-JP)を用いること、半角カタカナはタブー
とされています。これは、インターネット通信の過程において、
文字化けを起こす可能性を考慮してのルールです。また同じ理由で、
機種依存文字(PCの機種やOSなどによって使える・使えないが異なる
記号)も使用しないのが原則です。丸付き数字・漢字、ローマ数字、
カッコ付き省略文字、単位記号などがその一例になりますので、
十分注意しましょう。なお、多くのメールソフトで初期設定になって
いることの多いHTMLメールですが、ビジネスでのやりとりにはテキ
ストメールが望ましいことも暗黙のルールとなっています。
受信する側がどのようなPCやOS環境でメールを見るかは十人十色です
ので、このような小さな配慮も心がけ、メールソフトの設定を確認
しておくとよいでしょう。

また、メールは今やビジネスの通信手段の多くを占める便利なツール
ですが、セキュリティ面にも十分注意を払う必要があります。
ネットワークの技術は日進月歩であり、どんなに防護策を施しても万全
とは言えません。極秘事項のやり取りや重要データの添付などについては、
情報漏えいというリスクを常に考えて慎重に扱うべきでしょう。


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