文書編

会社や組織において、比較的難しい部類に入るのが、文書の類では
ないでしょうか。ただでさえ、書き言葉の難しさがある上に、大勢の
目に触れたり、顧客や目上の相手に対して失礼がないように気を使っ
たりしなくてはなりません。さらに、ビジネスの場においては、
社内向けと社外向けでさらに使い分けが必要になります。

社内文書には、報告書・企画書・議事録・稟議書・申請書など多くの
種類があり、誰から誰に向けた文書かによって使い分けが必要になり
ます。上司から部下に宛てたものは、通達や指示、辞令など。
部下から上司に向けた場合は、企画書や伺い書、稟議書などという
扱いになります。会社や組織により多少スタイルや慣習の違いはあり
ますが、基本的に日付や通し番号、表題や発信者・宛先等の一般的な
フォーマットがあります。なお、基本的には、社内といううち向けの
文書なので、時候の挨拶的な前文や結び文など、儀礼的な部分は省い
て構いません。

社外文書は、大まかに取引文書(注文書・見積書・発注書・通知状など)
と、儀礼文書(あいさつ状・年賀状・暑中見舞い・お礼状・招待状など)
に分けられます。いずれも、社外の取引先に対して、会社を代表する立場
で送るものですので、礼儀を欠くことのないよう十分な配慮が必要です。
文書の種類や形式にもよりますが、一般的にビジネス用として広く使われ
ている定型がありますので、それに則って記述するようにしましょう。
社外文書の基本として、時候の挨拶文を前文として用い、それに呼応した
結び語で締めくくる、儀礼的な形式をとります。時候の挨拶や文例などは、
昨今はビジネス書籍やインターネットでも、文例が多数紹介されています
ので、参考にするとよいでしょう。


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